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多任务的神话:如何更富有成效

多任务派在过去一年中成为讨论的共同议题,因为工作人员转向从家庭安排,因为世界争夺冠状病毒大流行。

但是它有多效果吗?它真的有助于我们变得更加富有成效吗?

不据戴夫克森。

戴夫是这本书的作者一心多用的神话:“一心多用”如何一事无成,在其中,他为多任务可以创建的分散注意力提供了解决方案。

他加入了我们的“开始你的工作”这一集,来分析当我们同时处理多项任务时实际会发生什么,并提供改变游戏规则的时间管理技巧,让我们在家工作时更有效率。

发现自己不断分心,并强调你的永无止境的待办事项列表?这是一个你不想错过的一集。

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更喜欢摘要?这是我们与Dave对话的七分文字。

  1. 如果您尝试同时执行多件事,您真的只是迅速来回切换而不是两者都在切换。
  2. 每一次你转移注意力,事情最终会花更长的时间去做,你会犯更多的错误,你的压力水平会增加,你在和你正在处理的人沟通,他们并不重要。
  3. 你应该问,“这可以等多长时间?”而不是,“我可以在下周完成这个吗?”
  4. 作为企业家,您应该留下约30%至40%的日子,打开中断。
  5. 在你最不可能被打扰的时间段安排最多的时间去做最有价值的事情。
  6. 平均而言,工作人员每六分钟检查他们的电子邮件和消息。
  7. 待办事项清单是一种失控。把它换成日历。

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不要等待别人去做。雇用自己并开始呼叫镜头。

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当你转移注意力时会发生什么

Aleisha:戴夫·克伦肖,非常感谢你参加我们的节目开始你的.你是一个效率专家。我有很多东西要向你学习。我知道很多人可能会纠结于该做什么,同时处理多项任务,以及如何把事情做完。而你是回答所有问题的人。所以,谢谢你参加我们的节目。

戴夫:哦,很高兴在这里,阿莱莎。

Aleisha:戴夫,这真的很棘手- T.他的说法太保守了- - - - - -过去一年。我们现在进入了新的一年,很多人都在家中找到自己在家工作。远程工作生活已成为常态,这是漂亮的奇怪,但对某些人来说真是太棒了。

跟我说说你对远程工作、多任务处理和生产力的看法在过去一年里是如何发展的。

戴夫:确定。首先,我是个有经验的人从家里工作超过20年,所以这对我来说不是陌生的领域。我一直在帮助人们,特别是企业家,使用你的产品的人,成功并专注。

在此之前的最大挑战是我们现在的挑战。它只是放大,这是关注的关注。

在我的书中,多任务处理的神话,我谈论大多数人诚实地思考它的方式如何多任务。正在发生的事情是切换任务,这意味着你的注意力......如果你试着在键入电子邮件时听到这个播客,你真的不是两者。你只是迅速来回切换。

所以,现在,是的,你让人们在家工作,你的注意力转移的机会放大了。现在,有孩子在寻求关注,有狗想让我们带它出去玩。我们有所有这些不同的输入。

所以我来自哪里我们必须建立一个策略,我们必须在我们的一天创建有用的边界,以便我们为最具集中的时间做出最有价值的工作。

戴夫Crenshaw创造时间边界

Aleisha:我很高兴你提到了所有的分心,因为我知道我知道我正在休息室录制。我们实际上有一个水管工,我们的厕所被昨天被封锁,我们有一个水管工,一个可爱的水管工,在下一间客房里做一些工作。孩子们在这里,每个人都在跑来跑去,我真的很喜欢这一切。

而且,我的注意力跨度有,我思考,减少了,我很快跳起来,“我会帮忙做到这一点,我会这样做。”虽然我是一个勤奋的工作者,我的雇主,如果他们正在倾听,那就觉得我努力维持这种焦点,因为我曾经做过,可能是办公环境。

然而,作为警告,我想说,我知道在办公室的环境中,我起床和社交活动比在家里多,特别是当没有人在这里,活动没有发生的时候。所以,在某种程度上,有一天我在想,办公室里还有其他的让人分心的东西和家里的不一样,但我们最终总是在工作场所被分心。

戴夫:对。这是我们自己的事情。

Aleisha:是的。

戴夫:那些突然出现在我们脑海中的想法,会让我们分心。任何事情,通知,邮件,短信,有很多不同的方式让我们分心。所以我们不得不说,看,当这种情况发生时,我们要付出代价。

我说过当你转换的时候,需要付出转换成本,当你的注意力转换时,会发生四件事。有三个主要影响,第四个取决于是否有人参与。

第一个,事情需要更长时间。所以当你想要做的任何事情,当你切换到其他事情,然后再切换回来,你就会极大地增加完成某件事情所需要的时间。

第二,你会犯更多的错误。事实上,有一项研究由密歇根州立大学在美国的州,发现它采取了2.8秒的中断让你犯的错误增加一倍,你犯错的可能性就增加一倍。

Aleisha:哦,我的天啊。这太疯狂了。

戴夫:是的,三号,你的压力水平增加。所以,你会想试着把注意力集中在某件事上是什么感觉,然后有一个额外的输入进来。一个孩子请求关注,另一个人发短信,你就能从内心感受到压力。

然后第四个,如果有人参与其中,如果你在他们身上切换任务,如果你没有给他们100%的注意,你就会与他们沟通,他们并不重要。你正在传播它们比你当时在手机上碰巧做的任何事情不那么重要。

戴夫·克伦肖告诉你转移注意力会发生什么

Aleisha:这是一个常见的......我会在工作之外说,即使在关系中,我也知道我的伴侣是否正在发短信,我就像是布拉,布拉,布拉,那,说话,然后他没有抬头他是发短信,我有点流行。我们已经讨论过这个,他就像,“我只是专注于回归这条消息,然后我会和你聊天,然后我可以引起我的注意。”

我需要作为一个人,一个人,了解我们不必一直都是多任务的。但我的期望是,“嘿,你应该停止做你的短信并听我的话,”我认为不太公平。

但这似乎也是我们作为一个社会所处的位置,我们被告知,“你应该能够一次做所有这些事情,”这没关系。如果你做不到,你就失败了。

戴夫:对。这不是真的。部分问题是我们已成为一种骄傲地忙碌的人的文化,仿佛忙碌是荣誉的徽章,但它不是。这是一个白色国旗的投降。这在说你不高效。

我必须克服的一部分障碍,以及我在书中地址的一部分,多任务处理的神话,就是帮助人们认识到活动不是目的。

目标是要达到一个结果。

如果你能在几分钟内达到这个效果,那就太好了。我们不需要不断地慢跑,跑步和四处走动来达到我们想要的结果,在我们的事业中,在我们的生活中,在我们的事业中。

“何时”文化

Aleisha:你认为……实际上,在我开始之前我想分享一下。当我知道我要和你聊天时,我截下了一条推特,是肯兹·哈德利(Kenz Hadley)写的,她说:“昨天我完成了一件已经推迟了五个月的家务。这只花了我20分钟,我不会从中学到任何东西。”这张照片获得了80万个赞,我真的笑了,因为我在想,“这就是问题所在。”

我真的想和你谈谈你的建议,了解我们如何实现这一目标,但我知道我创建列表,我设置了Google日历提醒,一直在我身上弹出。然而,当他们这样做时,我觉得厄运和沮丧和恐慌你刚才提到的,而且压力的压力,“哦,我的天哪,我必须做这件事。”

然后我发现自己经常说,“好吧,我就把日历通知移到下周二,然后我肯定会做这个任务。”但搬了之后,我感到了这种负担和压力,心想“好吧,下周二,我一定要做那个任务。”我不会这么做,我是个实干家,但这是一种负担。这是一个超级负担。

那么,我们如何重新安排我们的存在,不要觉得负担?这是一个大问题,我知道我们无法在25分钟内解决这个问题,但至少我们可以踢它......

戴夫:没有,但我想我可以给出一些起点。我想我能做点有用的事。

Aleisha:好,这很好。

戴夫:部分原因是你必须从“现在”的文化转向“何时”的文化。“现在”的文化延续了这种感觉:如果我必须做某件事,我就必须现在就做,否则它就不会完成。

或者如果我对别人有一个问题,我需要他们现在回答。如果他们现在没有回答,我会发一条短信,如果他们没有回答文本,那么我称之为,它只是......

当你生活在“当下”的文化中,你就会不断地转换任务,因为现在你只是在用这些待办事项给自己和他人撒上一堆。

而且我发现普通人在地平线上运作,时间范围大约两周。换句话说,他们认为,如果我无法在接下来的两周内完成这一点,我就无法做到。这是一种令人难以置信的压缩时间,以便让自己在我们的生活中完成重要的事情。

戴夫Crenshaw按时

Aleisha:巨大的,是的。

戴夫:是的。所以,我实际上是一个策略性拖延的粉丝,我宣扬它,我相信它。这就是说,如果有重要的事情,就应该去做……最重要的事情现在就应该做。下一件最重要的事情应该在一天或两天之后完成。

如果有什么不重要的事,我们应该尽可能地推迟。一年,两年,只要合理就行。

你想问的问题是"这还能等多久"不要问:“我能在下周完成这件事吗?”

当你开始这样做时,你会停止感觉不断表现的压力,你开始在你的日子和几周内留下开放空间,所以当中断发生时......我不会进入细节但我们有最近发生了重大的紧急情况,意外。因为我在我的日历中建立了缓冲时间,我们有房间处理它而不会感到巨大的压力。

但是,如果你安排你的日子背靠背,而且每一次约会就像你可能一样紧张,那一刻意外发生的那一刻,你的世界就会崩溃。

Aleisha:是的。你觉得......那是如此明显的观点。因为我有权访问......这是在我们的组织中,我可以访问其他人的日历来预订会议,有时当我进入别人的日历时看起来真的丰富多彩,美丽,我恐慌有点我喜欢,“哦,我的天哪,我的日历看起来不那样。”不是我不是在做工作,但这不是我的大脑如何运作。

有时这让我觉得非常……好吧,只是不擅长我的工作当我在看,但很高兴听到你这样说,也许我们不需要安排15分钟的时间,也许不是安排两个小时的一个缓冲区像你说的,还是觉得你做的很好。

更聪明地安排时间

戴夫:是的,这取决于你的立场。这取决于你玩的角色。一些角色高度容易发生中断。例如,如果我在客户服务职位或我在瞬间回应的业务中。就像我咨询了汽车维修公司,他们必须这样做。

所以我要告诉那些高度受干扰驱动的人,你可能不应该安排超过一天30%到40%的时间。

在工作中,这可能更常见,我想说,可能要留出一天中30%到40%的空闲时间,给干扰留出呼吸空间。但美妙的是,当它们没有发生时,因为有时它们不会发生,感觉就像你有额外的时间。因为你在一个压力较小的地方工作,你的效率会高得多。

通常情况下,参加过我的培训项目的客户每个月可以获得大约一周的额外工作时间。

Aleisha:哇,那是让人印象深刻。

戴夫:这听起来有点夸张,但却是事实。

戴夫·克伦肖准时上班

Aleisha:你怎么看待人民......我有一个非常聪明的朋友,真的很擅长他的工作,但他说,“你知道什么,如果我在大家早上在早上进入办公室,“这是一系列的预科诗时,但是我们只是在谈论这个,最近,他就像,”我可以进入那里,我可以做两个小时的焦点工作,我可以砸出来,然后人们进入办公室,然后我开始谈话和做会议。“

但真的,他的一天的核心部分是在前两个小时的情况下完成的。这很棒,我们正在谈论从家里和生产力工作,我对他说,“是的,我有点感觉。我知道我是否做了我的面试并做了我的节目笔记和记录,我真的把事情做完。”然后你有剩下的时间觉得你可以思考和计划并创造性。

我们是如何让8小时的工作成为一种常态,让人们认为我们应该在8小时内专注并高效地工作,因为我认为这对人类来说是不可能的。我觉得没人能做到。但似乎每个人都说我们应该这么做,这很奇怪。

戴夫:不。你朋友的故事真的很有趣,因为我也遇到过这样的情况,人们会说,“我最有效率的时间是在度假的时候,”或者,“周末。”这是没有必要的。

我们可以在工作场所创造一种文化,我们甚至可以在我们的客户中创造一种文化,告诉他们:“现在是时候让自己有空了。”现在,我要回到“何时”的原则,对吧?这是你可以打断我的时间或者你可以在我的日程表上安排一个会议。

然后这里是我要做的专注工作的时候。我在Linkedin学习时间管理培训,时间管理基础上谈论这一点。我谈论专注于您最宝贵的活动。

这些是你每小时做的最有价值的一两件事。

如果你不得不雇用别人来做别人,这是替代成本最高的。你想要在您最不可能被中断的时候安排最多的时间,以便做那些MVA,那些最有价值的活动。

这样做是可以这样做的,但人们遇到的是他们如此害怕说“不,”他们如此害怕把线条与他们的界限一起拿着他们违约,让别人用任何东西打断它们他们在此时正在处理。

Dave Crenshaw按时管理

Aleisha:是的。在这种情况下,我们有点“是”男人,“是”男女,就是你确实感到义务。我认为特别是在家或运行的小型企业你认为,“好吧,我必须抓住这个机会,我必须加紧,因为我不希望人们认为我没有工作。”

你会变得更加…我想我已经变得更有礼貌了,我会说,“好吧,我要在下班后开个会,”或者,“我要在周末做一些额外的工作,”这通常是我不会做的。

我们如何建立更好的界限呢时间管理尤其是为了提高工作效率,为我们的雇主或我们自己做更好的工作。

时间管理:设定界限

戴夫:确定。我想说我是一个非常响应和照顾你的客户和回应的重要信徒。问题是,我们遇到了一个悖论,它回到了我说的第一个原则,或者是开关任务的第一个成本。

当你切换的时候,事情需要更长的时间。

所以有时候人们认为他们通过允许自己被打扰或在奇怪的时间里被打断或接受这些会议,他们认为他们的事情更快,当事实上他们做得很多,速度得多当他们跳到它进来的那一刻而不是说,“这就是我要处理这个的那一刻,”这就是那个时刻。当那个时候来了,我会给它100%我的注意力。”

所以,只要一个简单的例子,你就可以问自己......因为人们所拥有的一个问题是他们不断检查电子邮件,只需一直发送和接收,或者甚至更糟糕,他们就会收到他们的通知屏幕,每次电子邮件都进入他们的手机。

事实上,救援时间,这是一个很好的小应用程序,帮助人们恢复时间,发现在检查他们的电子邮件或即时消息之前,六分钟是平均的长期工作,每小时十次。

Aleisha:你在开玩笑吗?

戴夫:是的。

Aleisha:那就是......我觉得有点......我的肚子只是蹒跚而且我就是我喜欢,“哦,我的上帝,我犯了这一点。”而且,“哦,那是筋疲力尽的。”

戴夫:这就是平均值。这意味着有很多人做得比这糟糕得多。所以我问这个问题,考虑你的职位,考虑你的行业,然后说:“我能等多久呢?”我最晚什么时候可以查看我的邮件?

假设你…即使在最极端的情况下,你也会说,“我不能等超过一个小时。”很好,那么你每小时约一次,也许是在每小时结束前五分钟,检查你的电子邮件。这意味着你每天只查看8到9次,而不是50到60次。这是一个令人难以置信的时间价值收益。这就是我们开始收回每个月的一周工作时间的地方。

Aleisha:甚至八到九......甚至八到十次每天仍然对我来说仍然非常感觉。但是当你每天说50次时,哦,我的天哪,我们自己在做什么?

戴夫Crenshaw检查电子邮件和消息

戴夫:让人感到舒服,我很慷慨。老实说,我发现它最好每天将其设置为三次,只需检查,然后我有时间进行处理,这意味着我将我的电子邮件收件箱自由于周一早上和星期五早上完全归零。

Aleisha:好吧,这是一个很好的目标。这是一个伟大的目标。很多听众都是电子商务商人或潜在的小企业主,他们可能想要离开他们的日常工作或只是跑侧喧嚣。

如果你想开始一个一边喧嚣,我认为这是人们变得非常不知所措的地方,我个人一直在这个位置,你正在工作的工作,你正在加入额外的项目,你可以给出一些关于开始那个人或谁的人的建议吗?在它里面并吓坏了并强调了他们的坚果,因为它们是......不知道如何管理时间。

我们可以开始做些什么简单的事情来防止我们变得疯狂?

戴夫:是的。我会从我在《时间预算》这本书中提到的一个练习开始。在最简单的形式中,你只需要看看你和每个人每周拥有的168个小时。然后你问自己一个问题:我要花多少时间在这种副业上?我到底想花多少时间来睡觉,花多少时间来陪伴家人,花多少时间来做我的日常工作?

然后你就开始估计这些数字。它必须达到168小时,你必须平衡预算,可以这么说。事实上,这就是我对工作与生活平衡的看法。我认为这就像确保你生活在你的收入范围内,而不是一个50%对50%的等式。

所以你说,“好吧,每周我应该花10个小时在副业上,”只是抛出一个数字。那么问题就变成了:这十个小时是什么时候?他们会在周六全天进行吗,还是会在工作日每晚进行两个小时?我们从数字开始,然后我们可以倒过来,在我们的日历中创建这样的结构。

日历是每个人都可以使用的最强大的工具,但很少有人能正确使用。

Aleisha:如何正确使用日历,不做我现在正在做的事情,只是说,“哦,我们就把这个挪到下周吧。”我下周就去做。”

用日历代替待办事项列表

戴夫:是的。嗯,第一个是用日历替换待办事项列表。我是一个非常大的倡导者使用待办事项列表。原因是待办事项列表是没有控制的。

我的意思是,你只是要将东西添加到列表中,然后在有机会时检查他们,让自己允许自己吹来,无论发生任何中断。

所以,相反,我们想要把这些任务从待办事项列表中删除,客观地看一下日历,然后问:“什么时候我可以合理地完成这件事?”以及“我认为这需要多长时间?”然后高估。如果你不…如果你觉得你没有一个好的时间估计肌肉,加倍你的估计。

所以,如果你认为有些东西会花半个小时,安排一个小时。然后一旦开始习惯它,您就可以在日历上猜测更准确。但刚开始分配那个时间,然后在时间到来时,你尊重这一点。

和待办事项清单相比起作用的原因是你预算了时间,把它放在了一边。现在,我们要处理的是心理游戏,你可能在和自己玩,以鼓励拖延。但说实话,这些问题都很容易解决,但如果你没有给自己足够的时间去做,问题就难多了。

戴夫·克伦肖在待办事项清单上

Aleisha:是的,我在船上接受了这一点,我要这样做,这将是我的2021个目标。

戴夫:伟大的。

Aleisha:因为在很多方面,我是拖延症女王,但当我低下头,我就真的把事情做完了。但同时,拖延症也会让我产生一种羞耻感:“哦,我应该那样做的。”当我去放松的时候,我想,“我应该更放松。”当我放松的时候,我会担心所有我没做过的事情。

所以,我将非常积极主动,“因为它毁了放松时间,就像”哦,什么?我不能赢,因为我在圈子周围。“所以这让我在我的调度时更好地变得更好,但是当我放松时也没有感到内疚。

当我们的时候,这是一个奇怪的事情......我想我们在过去的12个月里有很多人在我们的家中,没有出去做事。现在可以很难分开放松和工作时间,因为它只是融入了一个大的时间。我们如何解决这个问题?

戴夫:是的。只要有信心你创造的时间表即可让你有信心,你的大脑就可以放松。

当你给你的大脑一个“什么时候”,你的大脑就允许你等待那个时间的到来。

将工作分在一个物理空间中

Aleisha:所以,看看我们的工作空间,尤其是在家里,无论你是为别人工作还是为自己工作,我们如何建立一个工作的物理空间来帮助我们提高工作效率,同时也可以将工作空间和家庭生活分开,在那里我们可以放松,打开电视,或者去做其他会让我们在工作日分心的事情,而不是仅仅专注,把事情做完,然后享受放松的时间?

戴夫:所以,我喜欢从五种感觉的角度来考虑工作空间。所以,你从视力开始。你看到了什么,有什么东西会让你分心吗?你听到了什么?有什么办法可以把噪音降到最低吗?

例如,有个人被办公室外的家庭噪音分散了注意力。所以我们刚刚实现了白噪声,只是一个风扇。触摸,你看一下人体工程学。你正在做的事情是否让你感到不舒服,或者频繁地变换姿势?

让我们看看,我有品味。因此,这意味着您已经享受了零食,在手上贴近,并且还为您提供能量而不是导致您的注意力,因为你感觉倒闭。

然后这总是一个有趣的,但有时它会裁剪:闻到。是否有任何发生的幻影闻?有时你会停下来犹豫......通常,那不是一个大的人,但这是要考虑的事情。它只是一种有趣的方式来分析你的工作区,看:如何减少这里的分心?

Aleisha:那太棒了。好吧,我要重新评估我试图重新做我的家庭办公室一点点,我肯定会考虑一些这些东西。小吃的想法很棒,因为我真的很擅长起床和去厨房,制作咖啡,达达大帝。然后我就像,“哦,这已经25分钟了,那里都消失了吗?”

但是你是对的,如果你在那里得到了它,它就停止了起床。但是,起床和走动也很好,只需用目的地进行,安排它。

戴夫:这是一个很好的总结,我认为,休息是有价值的。事实上,我还有另外一本书就是讲这个的,享受乐趣和休息10到20分钟的力量,也许每90分钟左右是很有价值的。

但我们回到了在日历上做到这一点的原则,明确了“什么时候”,并致力于休息并使用它而不是试图在完成工作后挤压它。从长远来看,这不会富有成效。

戴夫Crenshaw对休息的价值

Aleisha:不,你的背部和身体会说,“非常感谢你让我站起来走去,而不是一个奇怪的老歪歪扭扭的背部,”就像我只是坐了七个小时然后去吧,“为什么我没有得到?为什么我没有移动?发生了什么事?“

戴夫·克伦肖,你真讨人喜欢,而我感觉动力今年在多任务处理方面做得更好,你也激励了我。我刚刚数了一下,我那该死的电脑上有28个标签打开了,我现在要解决这个问题,我们还没讲到这个问题,但我需要……就像去忏悔。我只是需要向你坦白,我会进步的,我不需要那些标签。

戴夫:知道你的体重,不再。

Aleisha:完全正确。戴夫的多任务的神话:如何“完成所有”无所事事现在出来了,我相信人们可以通过亚马逊或他们的书店购买,支持一些当地的书店,让我们这样做。

如果人们想联系你,就像你说的,你有一些很棒的课程,我们可以在哪里了解你做的更多?

戴夫:我的网站是Davecrenshaw.com.Crenshaw是C-R-E-N-S-H-A-W.如果你去,我提到了我的时间管理课程davecrenshaw.com/time.,这将带你去LinkedIn学习的课程。通常,他们有一个免费试用。

Aleisha:这太妙了。好吧,非常感谢您分享您的见解。我知道人们会让感觉良好并清理他们的大愚蠢任务列表,这根本没有帮助他们。再次感谢,我希望我们能尽快聊聊。

戴夫:女儿谢谢你,艾丽莎。

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